Work

Ako nám tímová kultúra pomáha udržať si tých najšikovnejších?

Michal Sučanský
11. 03. 2020
5949 pozretí
Work
Michal Sučanský
5949 pozretí
11. 03. 2020

Ako nám tímová kultúra pomáha udržať si tých najšikovnejších?

Od začiatku vzniku Marketingeru je naša kultúra to najcennejšie, čo máme. Tvoria ju všetci ľudia v tíme, a práve preto si dávame extra záležať na tom, koho si k sebe pustíme. Ako to vyzerá v praxi a ako nám to pomáha dosahovať nízku fluktuáciu v agentúre? Aj to sú témy, ktoré postupne rozoberiem v tomto článku.

Konkurencia v pozore

Udržať si kvalitného človeka v tíme, ktorý je zaškolený, pozná firmu, jej procesy a zodpovedne pristupuje k práci, je v dnešnej dobe náročné.

Hoci je fluktuácia nášho tímu veľmi nízka, uvedomujem si, že keď takýto človek čo i len začne rozmýšľať nad zmenou, konkurencia neváha. Teda najmä v marketingovom segmente, ktorému patrí druhé miesto vo fluktuácii na Slovensku.

V číslach to vyzerá tak, že približne 40 % marketérov zmení prácu v priebehu jedného roka. Keď len u nás v tíme počúvam, koľko firiem im píše, či nechcú zmeniť job, ani sa nečudujem, že to je také vysoké číslo.

Praktiky získavania šikovných ľudí sú čím ďalej, tým drsnejšie. A práve preto si myslím, že v tíme treba dbať na oveľa viac ako len inšpiratívne kancle, flexibilný pracovný čas a kalčeto. Tie väčšinou dostane každý aj u konkurencie.

Hiring

Aktuálne je nás niečo cez 20 a z toho takmer polovica to spolu ťahá od úplného začiatku. Našou snahou je udržať tím do 25 ľudí, a tak sme o to viac náročnejší pri výbere posledných členov. 

Pri hiringu je preto veľmi dôležité, aby bol aktuálny tím spokojný s každým novým členom. Keď sme rozmýšľali, ako to zaručíme, rozhodli sme sa, že každého ďalšieho, koho prijmeme, musí schváliť celý kolektív.

Funguje to asi tak, že ak na pohovore so záujemcom uvidíme potenciál, príde k nám na jednodňovú skúšku. Tím, do ktorého by mal patriť, mu pripraví testovacie zadanie a prípadne vysvetlí, čo by mal vedieť ešte predtým, než sa rozhodne práve pre nás.

Áno, tak ako píšem – on pre nás. Pretože tak ako sa my rozhodujeme, či sa daný človek hodí do nášho tímu, je veľmi dôležité, aby sa aj on o nás dozvedel všetky pozitíva i negatíva skôr, než k nám nastúpi. Aby po dvoch týždňoch nezistil, že to vlastne nie je ono. Len by sme zbytočne strácali čas.

Tento spôsob hodnotím veľmi pozitívne. Nikomu sa predsa nechce zaškoľovať človeka, ktorý chce iba nabrať skúsenosti a odísť po pol roku, prípadne nám povahovo nesedí. Každý v tíme teda dostane možnosť vyjadriť sa. A potom už nemôže nadávať.

Hoci na každom pohovore dokola omieľame, že hľadáme iba ľudí, ktorí to myslia vážne a chcú s nami zostať niekoľko rokov, je nám jasné, že už len slovné spojenie niekoľko rokov je pre 25-ročného človeka (čo je priemerný vek u nás v agentúre) dosť odstrašujúce. Ale práve o tom to je.

Zodpovednosti sú na oboch stranách. Tak ako si my uvedomujeme, aké je náročné a dôležité dlhodobo napĺňať očakávania každého člena v tíme, takisto máme aj my vysoké očakávania.

Battle Plan

Približne pred dvomi rokmi som si povedal, že sa neuspokojím s tým, ak sa jedného dňa budem musieť rozlúčiť s ľuďmi, ktorí sú mi už viac ako kolegovia. Preto som sa rozhodol, že urobím všetko pre to, aby každý človek v tíme napredoval a bol spokojný.

Cieľom nebolo vynájdenie lieku na nulovú fluktuáciu. Uvedomujem si, že zdravá fluktuácia, ktorá nenarúša kultúru firmy, je veľmi prospešná na udržanie drivu, teda najmä v našom prostredí. No ak sa dá dopomôcť k jej zníženiu, poďme do toho.

Plán bol jednoduchý – spoznať každého v tíme dostatočne na to, aby sme vedeli napĺňať všetky jeho potreby a ciele. Je totiž viac ako isté, že keď bude každý člen tímu spokojný samostatne, spokojný bude aj celý tím.

Vyslovene som si predstavil, že budem mať o každom človeku zložku v šanóne s jeho komplet profilom. A tak sa aj stalo. Tento plán som nazval Marketinger Battle Plan.

Ešte stále je v plienkach, ale minulý rok sme ho otestovali a som veľmi rád, že ma v tejto aktivite podporil aj môj spoločník Janči. Odvtedy ho tvoríme spolu a priniesol nám už dosť pozitívnych zistení, o ktorých vám viac poviem nižšie.

Welcome on Board

Battle plan sa začína prvým dňom nástupu. Kolegynka Kika rada spomína na jej prvý deň nástupu pred piatimi rokmi, keď sme jej predstavili benefity v štýle, že bude mať vlastný stôl a máme dva kávovary. Odvtedy sa to dosť posunulo, hoci kávovar máme už len jeden. 

Prvý deň v tíme je veľmi dôležitý. U nás spočíva v zhruba hodinovom predstavovaní všetkých nástrojov, systému práce, procesov, komunikačných kanálov. Následne si nastavíme očakávania na prvé tri mesiace.

Za posledné roky sme to tak vypimpovali, že sa noví členovia efektívne zapoja do procesu aj v priebehu jedného dňa.

WTF KPI

Ako som spomínal, po úvodnom zaškolení prichádza rad na nastavovanie cieľov na prvé tri mesiace. Dôležité je, že si ich zadáva každý sám a ja s Jančim sme skôr konzultantmi, aby boli ciele nastavené čo najrozumnejšie.

Veľa mladých ľudí s týmto nemá skúsenosti a zadávajú si nereálne ciele, v dôsledku čoho často hneď na začiatku prichádza sklamanie. Má to však aj svoje pozitíva, pretože na druhýkrát už si každý zadá ciele s väčšou rozvahou.

Naučiť sa nastavovať si splniteľné ciele je dobrý skill, ktorý v budúcnosti zaručí každému v tíme uspokojenie očakávaní. Preto si myslím, že je táto aktivita z dlhodobého hľadiska veľmi prospešná.
 

Krátkodobé vs. dlhodobé ciele

Súčasťou krátkodobých cieľov bývajú úlohy, ktoré sú pre niekoho úplne samozrejmé. Môže to byť napríklad ukončenie projektu XY tak, aby bol klient spokojný.

Po troch mesiacoch nasleduje prvý feedback a zhodnotenie. Potom si nastavujeme ciele na ďalší kvartál a proces sa opakuje. Kvartálne ciele berieme ako krátkodobé.

Začiatkom roka si však každý v tíme vypĺňa tiež dlhodobé ciele na celý rok. Tie sú strategickejšie a zamerané skôr na vzdelávanie a rozvoj.

Skúškou bol aj priestor na zadefinovanie si osobných mimofiremných cieľov. Tie síce nie sú povinné, no minimálne polovica tímu tento priestor využila. Vďaka tomu vieme, či máme počas roka podporiť tím v športe, vzdelávaní, cestovaní alebo v niečom inom.

Pozitívne je, že po dosiahnutí cieľov prichádza na rad odmena, pri ktorej obe strany vedia, že je zaslúžená. To, či bude vo forme zvýšenia platu alebo vecnej odmeny, je len na vás.

Príležitostné odmeňovanie hneď po dosiahnutí cielov je pravdepodobne najefektívnejší spôsob odmeňovania, hoci zatiaľ sa nám ho nedarí praktizovať. Verím však, že aj do toho sa časom dostaneme.

Čas na feedback

Meeting s jedným členom tímu voláme feedback. Na ňom rozoberáme všetky témy, od failov a úspechov až po celkovú spokojnosť za posledné obdobie. Mali by sa konať po každom kvartáli, no minulý rok sa nám podarilo zrealizovať ich u väčšiny ľudí len trikrát.

Na začiatku fungovania Marketingeru sme fungovali tak, že keď človek prišiel na feedback, bez prípravy sme začali debatovať o čomkoľvek, čo prišlo pod ruku. Bolo to síce fajn, ale nikdy sme nestihli prebrať všetko, pretože sme sa pravidelne zasekli na jednej téme.

Keď sa zaviedol battle plan, začali sme používať dotazníky s témami, ktoré následne preberáme na feedbacku. Obe strany tak dopredu vedia, čo sa bude preberať, vďaka čomu prichádzame na meeting pripravení a efektívnejšie preberáme viacero tém podľa priorít.

Zaujímavosťou je, že tieto dotazníky ľudia vypĺňajú ručne, čo zaručuje osobnejší prístup. Zo skúsenosti tiež môžem potvrdiť, že ľudia sa takto v dotazníkoch rozpíšu oveľa viac, ako keby ich vypĺňali v počítači.

Ďalší benefit dotazníkov je, že vedia pekne pracovať, keď si chceme urobiť prieskum o nejakej téme. Pýtali sme sa už napríklad na nasledujúce otázky:
 

  • V čom sa chce tím vzdelávať?
  • Ktoré projekty, na ktorých tím pracuje, nie sú obľúbené a prečo?
  • Aký čas príchodu do práce je najpreferovanejší?
  • Kedy je najproduktívnejší čas v tíme a čo najviac podporuje produktivitu v práci?
     

Aj keď sa v dotazníkoch rieši najmä zhodnotenie obdobia od bývalého feedbacku, v mnohých prípadoch sme zistili, že človek aktuálne prežíva ťažké obdobie a treba zvýšiť záujem a motiváciu zo strany tímu. Dôležité je rýchlo konať.

Okrem toho sme napríklad zistili aj to, že celý tím má lepšie ráno, keď si dá dobrú kávu. A keďže rána môžu byť veľmi efektívne, ešte v ten mesiac sme kúpili okrem iného aj našlapaný kávovar a urobili sme si testovanie rôznych typov káv. Tú, ktorá nám všetkým chutila najviac, sme objednali.

Motivácia

Spočiatku bola pre mňa motivácia veľká neznáma, pretože ju ovplyvňuje príliš veľa veličín na to, aby sa dala stabilne uchytiť. V battle pláne sme na túto tému robili prieskum a časom som pochopil, že sa dá rozdeliť na externú a osobnú (názvy som si vymyslel pre účely tohto článku).

Externá motivácia je pre mňa tá, že keď rád hrám kalčeto a firma mi ho ponúka hrať 24h denne, je to pre mňa benefit a môže ma to motivovať prísť ráno do práce.

Takýto druh motivácie je krátkodobý, a preto treba podobné benefity vymýšľať stále nanovo. Dá sa využiť ako doplnok pre človeka, ktorý má dostatočnú osobnú motiváciu. 

Osobná motivácia sa napĺňa dosť zložito – buď ju viete naplniť, alebo nie. Môže ňou byť napríklad kolektív, ktorý mi sadne a nájdem si v ňom nových kamošov, alebo práca na určitom type projektu, ktorý ma napĺňa a robí šťastným. 

Pred dvoma rokmi sme prešli veľkým rebrandingom, ktorého súčasťou bolo aj to, že sme zistili, kým vlastne ako firma sme. Keď máte toto zodpovedné, tak sa veľmi jednoducho hľadá ďalší člen tímu, ktorý sa priblíži firemnej kultúre. 

Najoptimálnejšie je, keď má človek oba typy motivácie, pretože po čase mu nebude stačiť ani to kalčeto (ktoré už inak nemáme).

I am čo?

Marketingové prostredie je veľmi dynamické, a preto fungujeme s plochou organizačnou štruktúrou.

Jednou z vychytávok je napríklad to, že sme z nášho slovníka vyhodili ego honiace slovíčka, ako napríklad junior, senior či trojpísmenkové pozície. Všetci sme Marketingeri. V podpise, na vizitke, všade. I am Marketinger.

V tíme do 25 ľudí naozaj nie je také zložité zapamätať si, kto je na čo odborník. Keď viem, za kým mám prísť s takým alebo onakým problémom, pozície sú zbytočné. 

Výsledok? Okrem iného uvoľnenejšia atmosféra, menší stres z možnosti povedať vlastný názor hocikomu v tíme (samozrejme, v rozumnej miere) a vyššie sebavedomie pre každého člena.

Rešpekt si buduje každý sám – nie podľa názvu pozície, ale podľa osobných vlastností, zručností, miery zodpovednosti a iných kvalít.

Jeden za všetkých

Posledná téma, ktorú by som rád spomenul, je tímová komunikácia. Všetci vieme, že úprimnosť a otvorenosť je základ v budovaní si zdravého vzťahu. My sme si to dokonca zadefinovali do našich firemných pravidiel. Takže ak toto v sebe niekto pri nábore nemá, bohužiaľ.

Intrigy a ohovárania sme u nás za doterajších päť rokov nezažili a dúfam, že ani nezažijeme. Podľa môjho názoru je to aj vďaka správnemu vyváženiu mužov, žien a pováh. A zrejme sme mali aj veľký kus šťastia. Ale ktovie.

Last Words

Hoci to bolo len za hrsť poznatkov, pravdou je, že sa o tejto téme celkovo píše pomenej. Zrejme je dosť zložitá, subjektívna a zaujíma sa o ňu pomerne málo ľudí.

Verím však, že aspoň niečo z toho, o čo som písal, vás inšpiruje. Ak áno, dajte vedieť, možno k téme nabudúce napíšem viac. No keby ste si mali odniesť z tohto článku len jednu vec, určite by ňou malo byť to, aby ste viac počúvali váš tím.

Čím viac sa rozprávam so šéfmi veľkých firiem, tým viac zisťujem, že sa na to v tomto rýchlom kolečku často zabúda. Benefity tvorte na základe požiadaviek tímu, nie na základe domnienok šéfovcov.

Predsa len, ako sa píše v každej knihe o manažmente, udržať si človeka v tíme stojí finančne menej ako nájsť a zaučiť nového.

Michal Sučanský Som Marketingerom od hlavy až po päty, a preto som aj jedným zo zakladateľov. Inovácie ma poháňajú dopredu, ale budovanie skvelého tímu je pre mňa prioritou. Neznášam stereotyp, som prehnaný optimista a predstava dňa bez športovej aktivity ma desí, preto ich robím hneď niekoľko. Aktuálne trénujem na zdolanie Ironmana na Novom Zélande v roku 2021.

Mohlo by vás zaujímať