5 najčastejších príčin nesplnených deadlinov a neúspešných projektov
Work

5 najčastejších príčin nesplnených deadlinov a neúspešných projektov

Michal Sučanský
08. 05. 2019
438 pozretí
Work
Michal Sučanský
438 pozretí
08. 05. 2019

5 najčastejších príčin nesplnených deadlinov a neúspešných projektov

Spolupráca medzi klientom a dodávateľom projektu je to isté, ako keď máte vzťah so svojou polovičkou. Jeden bez druhého to nedáte. Práve preto si treba uvedomiť zodpovednosti na oboch stranách ešte predtým, než vôbec začnete.

Po mnohých zrealizovaných projektoch som sa rozhodol spísať najčastejšie dôvody, kvôli ktorým spolupráce nefungujú tak, ako si spočiatku oba subjekty predstavujú. Hoci moje skúsenosti pramenia hlavne z oblasti marketingu, je možné, že niektoré príčiny sa budú zhodovať aj s inými odvetviami.

1. Rozdielne očakávania od spolupráce

Nedostatok skúseností a vedomostí o problematike na strane obchodníka alebo klienta má za následok príliš vysoké či nízke očakávania náročnosti projektu.

Úprimnosť pri začiatku spolupráce je jedna z investícií, ktorá vám môže zachrániť celý projekt. Aj tá je však potrebná na oboch stranách.

Množstvo obchodníkov má tendenciu na začiatku projektu nahovoriť klientovi rôzne nezmysly, len aby dostali klienta do spolupráce (hoci niekedy je to aj na strane klienta). Problém nastáva vtedy, keď sa obchodník o tom, čo sa ide realizovať, podelí s realizačným tímom až po podpísaní kontraktu.

Len máloktorý obchodník je na prvom meetingu úprimný natoľko, aby sa nielenže postavil do pozície oponenta (namiesto nezmyselného pritakávania), ale aby tiež po zistení dostatočných informácií o projekte vedel zhodnotiť, či je daný projekt zrealizovateľný podľa očakávaní klienta alebo treba niečo pozmeniť.

Preto je vždy potrebné, aby bol pri zrode spolupráce prítomný niekto, kto je v danej problematike doma, aby vysvetlil celý proces realizácie. V opačnom prípade sa v strede projektu príde na to, čo sa malo rozoberať na začiatku, v dôsledku čoho sa projekt posúva.

V iných prípadoch zase nastáva situácia, keď klient očakáva, že dodávateľ sa postará absolútne o všetko a on si len na konci mesiaca prezrie report. No ako som už povedal, na spoluprácu sú potrebné obe strany.

Určenie hraníc a zodpovedností spolupráce napomáha k zjednoteniu očakávaní na oboch stranách. V opačnom prípade môže nastať, že dodávateľ nebude dlhodobo taký iniciatívny, ako to očakáva klient, zatiaľ čo ten nebude cítiť pridanú hodnotu od dodávateľa.

2. Nedostatočné zadanie

Možno si teraz každý povie, že ide o samozrejmosť. Z vlastných skúseností však viem povedať, že aj keď je význam kvalitného zadania každému jasný, v realite sa naň často zabúda. Čím dokonalejšie a konkrétnejšie je pritom zadanie spísané, tým efektívnejšie sa pracuje (bez zbytočných dodatočných otázok).

Dôležité je uvedomiť si, že zadanie sa dá uchopiť písomne alebo ústne, neosobne alebo osobne. Osobná forma je však stále najefektívnejšia. V tom sa, predpokladám, všetci zhodneme.

Pre Marketinger by zadanie mohlo obsahovať napríklad:

  • Ciele a očakávania od projektu zo strany klienta.

  • Spísanú špecifikáciu projektu.

  • Ústne predstavenie projektu od klienta celému tímu, ktorý bude na projekte pracovať. Pokiaľ je to potrebné, pokojne aj viackrát.

  • Materiály potrebné na realizáciu. Môžu to byť fotky, texty, čokoľvek. V niektorých prípadoch má klient už spracované výstupy, ako napríklad komunikačnú stratégiu alebo dizajn manuál, čo vie byť veľmi nápomocné.

  • Definovanie cieľovej skupiny. Najlepšie tak, aby sa z podkladov dali vytvoriť persóny.

  • Prehliadku firmy, ohmatanie produktu, jednoducho čokoľvek, čo viac spojí realizačný tím s produktom či službou.

Pokiaľ je to možné, vyžadujte zoznámenie sa s celým tímom, ktorý bude na projekte pracovať.

Po zadaní projektu si treba zadefinovať jedného zodpovedného projektového manažéra (komunikačnú osobu) na oboch stranách. Vyberajte zodpovedne, aby sa nestalo, že sa uprostred realizácie bude musieť meniť. Toto je v realite dosť častá chyba. Niekedy sa dokonca zmena opakuje aj niekoľkokrát za projekt, čo projekt zbytočne natiahne a spomalí. 

Taktiež v mnohých prípadoch sa stáva, že na strane klienta je projektový manažér zároveň majiteľom firmy. No iba v málo prípadoch nastáva, že majiteľ firmy má na projekt aj dostatok času.

Ak by ste hľadali riešenie, v dnešnej dobe viete nájsť schopných projektových manažérov aj na voľnej nohe, ktorých môžete využiť ako nestrannú zodpovednú osobu pre váš projekt. Overte si však, či je odborníkom v danej oblasti.

V prípade, že nie je, si totiž treba dať pozor na to, aby tento človek nebol iba prostredníkom, ktorý vám nič neuľahčí, skôr vám pridá prácu naviac. Ak ale dostatočne dôverujete jeho objektivite a váš produkt či služba mu je blízka, môže to realizáciu projektu výrazne zefektívniť.

3. Nesprávne plánovanie projektu

Správne plánovať projekt vedia najmä tí ľudia, ktorí majú dostatočné skúsenosti s každou jednou aktivitou v projekte. Vedia totiž, kde môže prísť k stagnácii a ako majú daný čas využiť.

Bohužiaľ, “dostatočné” sa kvantifikuje ťažko a to, či niečo stačilo, sa zistí až po zrealizovaní. Do plánovania prichádza veľmi veľa premenných, a to nielen tých, ktoré sú priamo späté s projektom. Ak sa nedostatočne odkomunikuje každému v tíme (spolu s klientom), aké dôležité je dodržanie deadlinu, môže sa stať, že sa kvôli jednému človeku posunie celý projekt.
 

Za časté dôvody stagnácie projektu v marketingu považujem nasledujúce prípady:
 

  • Neujasnený počet kôl pripomienok – klient pripomienkuje v najhoršom prípade formou jeden email – jedna pripomienka.

  • Veľký počet zapojených ľudí do projektu (pri najhoršom aj bez skúseností)

  • Nedostatočná autorita zodpovednej osoby na strane klienta.

  • Žiadny projektový manažér na strane klienta.

  • Zodpovedná osoba na strane klienta alebo dodávateľa si nevyhradila dostatok času na komunikáciu.

  • Dodávateľ neodhadol zložitosť projektu a nabral si viac roboty, ako dokáže zrealizovať za naplánovaný čas.

  • Príležitostné situácie (napríklad zdravie, počasie či doprava).

Pri plánovaní je mimoriadne dôležité, aby sa vychádzalo z dát a nie zo subjektívnych domnienok. Napríklad, ak máte čo i len jedného asertívneho človeka v tíme, stačí, aby presvedčivo predniesol nejaký nápad a je to tu. Potom sa môže stať, že uprostred realizácie prídete na to, že sa niečo zrealizovať nedá, v dôsledku čoho sa celý projekt predĺži.

Na plánovanie projektov, ktoré majú trvať viac ako 2 až 3 mesiace, osobne rád využívam Ganttov diagram. Ten pekne ukáže, koľko máme priestoru na prípadnú stagnáciu a ako využiť tento čas na iné aktivity, ktoré stagnácia neovplyvňuje. Poprípade nám pomôže zmanažovať aj to, ktoré aktivity sa dajú robiť súbežne.

Ganttov diagram v praxiPríklad využívania Ganttovho diagramu na plánovanie.

Pre projektového manažéra je podľa môjho názoru optimálne rozdelenie plánovania na dve časti. Jednu pre klienta a druhú pre realizačný tím. Deadline pre klienta môže byť napríklad o cca 10 % neskôr v porovnaní s deadlinom pre realizačný tím. Ak tím stíha, klient dostane veci predčasne a bude spokojný.

Dajte si však pozor na to, aby realizačný tím nezistil deadliny pre klienta. Keby sa totiž ľudia v tíme dozvedeli o tom, že majú na prácu viac času, zdravý stres z blížiaceho sa deadlinu by nebol až taký motivačný, ako býva zvykom.

Keď sa projekt naplánuje zle a odkomunikované deadliny pre klienta sa neplnia, tlačí sa na termíny, tím je frustrovaný a snaží sa splniť niečo, čo v niektorých prípadoch ani nie je možné. No a práve vtedy často prichádzame na to, že “dostatočné skúsenosti” zrejme neboli dostatočné.

Posledná rada v plánovaní, ktorá mi v tejto chvíli napadá – ak rátate s vaším dodávateľom aj do budúcna, čiže po zrealizovaní projektu, dajte mu o tom včas vedieť. Inak sa môže stať, že na vás už nebude mať čas.

4. Komunikácia

Komunikácia je veľmi všeobecný pojem, ale všetci vieme, čo si pod ním máme predstaviť. Bez dostatočne úprimnej, flexibilnej a zodpovednej komunikácie môže každý projekt úplne skončiť alebo sa zbytočne natiahnuť.

Základné pravidlo je, že fuckupy treba oznamovať čo najrýchlejšie a riešenia ešte rýchlejšie. Vždy je totiž podstatné to, aby sa veci hýbali a aby bola každá strana vždy dostatočne informovaná. Vymýšľanie si výhovoriek ešte nikdy nikomu nepomohlo.

Najlepšie, čo sa môže stať, je, keď sa stretnú projektoví manažéri na oboch stranách a chémia, priority a myšlienkové pochody sa spoja natoľko, že si po dobre odvedenej práci pokojne spolu zájdu na pivo. V tomto prípade je dôležité jedno, aby si stále vedeli byť navzájom čo najserióznejšími oponentmi. Tieto dve veci nie je jednoduché skĺbiť, takže pozor na to. Pritakávajúcich “žvanilov” je na každom rohu dostatok.

Najlepší projektový manažéri sú flexibilné osobnosti, ktoré vedia postupovať dokonale objektívne a získavať informácie zo všetkých strán s cieľom dokončiť projekt v čo najvyššej kvalite aj za tú cenu, že niekedy bude treba buchnúť do stola.
 

Dbajte preto na kvalitu nielen pri vyberaní dodávateľa, ale aj pri voľbe projektového manažéra.

5. Subdodávatelia

Dávajte si pozor, či váš dodávateľ nebude delegovať nejaké časti práce externe z firmy. Ak sa tak stane, treba sa ubezpečiť, či tam nie je až príliš riskantných externých vplyvov, ktoré dokážu ohroziť projekt.

V našom prostredí sa často deje, že po dokončení projektu musí ďalší subjekt s vytvorenými materiálmi pracovať ďalej, ale, bohužiaľ, nie je to podľa našich predstáv. Napríklad dizajn webstránky, dizajn manuál a iné. Dajte si preto pozor aj na to, aby bola každá jedna fáza projektu zrealizovaná podľa predstáv, lebo vybrať si viacerých špecializovaných dodávateľov a očakávať, že každý jeden dodá prácu podľa predstáv a načas, vyžaduje buď veľa šťastia, alebo energie.

Samozrejme, v niektorých prípadoch sa bez viacerých dodávateľov nezaobídete (napríklad pri grafike a tlači), no tam si treba dať pozor hlavne pri výbere. Práve v týchto prípadoch je nápomocný projektový manažér na strane klienta. Vďaka tomu je dohľad nielen u každého dodávateľa, ale tiež komplexne nad celým projektom.
 

A aké sú možné negatívne dôsledky zanedbaného projektového manažmentu?
 

  • Posúvanie deadlinov

  • Zvýšenie nákladov na oboch stranách

  • Frustrácia, ktorá v mnohých prípadoch vyústi do toho, že sa musí začať projekt (alebo jedna fáza projektu) odznova u iného dodávateľa

  • Zníženie kvality z dôvodu zle nastavených deadlinov

  • Zrušenie realizácie projektu

Pár teplých slov na záver

Hoci som tu rozoberal projektový manažment pri viac menej strednodobých projektoch, netreba zabúdať, že aj na zhotovenie menších jednorazových aktivít (plagátu, interiéru detskej izby či záhrady) treba dodržiavať isté zásady. Čím zodpovednejšie k projektu pristúpite na začiatku, tým lepšie bude prebiehať celá realizácia.

Na koniec ešte dodám, že všetky predchádzajúce tipy vychádzajú z mojich skúseností, ktoré som získal popri niekoľkoročnej realizácii projektov v marketingu. Áno, zažil som veľa fuckupov, ale na každý sme našli riešenie. Pravdou je však aj to, že nie každé riešenie sa skončilo obojstrannou spokojnosťou. Našťastie, takých napočítam asi len na dvoch rukách. No práve tie ma naučili najviac.

PS: Nezabudnite. Projekt bude úspešný len v prípade, keď si budú obe strany pomáhať. Ak by ste mali ísť do projektu s tým, že druhej strane nedôverujete, radšej choďte za niekým iným.

Michal Sučanský Som Marketingerom od hlavy až po päty, a preto som aj jedným zo zakladateľov. Inovácie ma poháňajú dopredu, ale budovanie skvelého tímu je pre mňa prioritou. Neznášam stereotyp, som prehnaný optimista a predstava dňa bez športovej aktivity ma desí, preto ich robím hneď niekoľko.

Mohlo by vás zaujímať